挖机退场应先核对实机和附件，再对照进场记录确认状态，最后分别处理租金、运输费与押金。设备离场不等于费用结清。退场单应对应设备编号、时间和责任人，有争议的事项单独注明，不宜笼统写成“双方无异议”。
一、先确认停租节点，再约运输时间
准备退场时，先把最后作业时间、预计验收时间、装车时间发给出租方，并请对方确认由谁到场接收。合同约定提前通知的，应核对通知要求。不能只在群里说一句“明天不用了”，就默认当晚已经停租；也不要把承运车辆迟到与设备仍在作业混为一谈。建议在退场单中单列“双方确认的计费截止时间”，对尚有分歧的时段作备注，避免设备离开后再追问谁同意过。
二、用进场交接单逐项比对，而不是凭印象
把设备型号、编号、属具、钥匙及随车资料列成清单，检查的是这台设备，而不是笼统的一台挖机。进场时记录过的划痕、附件缺失和仪表异常，应与退场照片对应。存在结构损伤、泄漏或异常报警时，由适当的专业人员判断，不能为了赶车而边运行边靠近拍摄。对现场无法确认的问题，可以写明“待进一步检查”，不要先签完全合格、再试图口头补充保留意见。
三、油量、小时表和新增费用分开记录
建议记录进场与退场小时表读数、双方采用的油量交接方法，以及租期内已确认的加油或扣油事项。小时表差额不必然等于合同计费工时，油表格数也不宜未经约定直接折算现金。运输、清洁、附件更换等费用，应分别注明依据和金额是否确认。只有凭证、没有双方事先约定或适用依据的新增收费，也需要进一步核实，不能直接从押金中一笔扣完。
四、区分正常损耗与需要查明的损坏
《民法典》第七百一十条涉及按约定方法或物品性质使用造成的损耗，第七百三十三条涉及租赁物返还状态。两条规则不能简化成“旧了就赔”或“能开走就不用管”。实际对账时，先列明损伤部位、进场状态、出现时间、双方意见和检查依据。尚未确认原因时，不急着承诺承担全部修理费；也不要擅自打磨、喷漆或拆卸争议部位，以免影响后续核对。
五、退场单和结算单各解决一件事
退场单主要证明设备何时、以什么状态交给谁；结算单用于列清费用、已付款和剩余应收应退。两张表可以合并，但栏位不能缺失。建议写上设备编号、验收人身份、计费截止、未决事项、押金退款条件及双方联系方式。对账完成后，把进场照片、日记录、变更确认、退场照片和结算凭证归入同一档案；文件命名带日期和编号，后续查找会更直接。
出处与核验说明
法律资料对应正常使用损耗与返还规则；交接单栏位及对账顺序为实务整理，并非统一法定表格。资料核对日期：2026年10月3日。
相关问答
退场时出租方没有来，能直接把设备交给拖车司机吗？
应先确认拖车司机是否获授权接收、可以确认哪些事项，并通过可保存的方式记录交付安排。承运人收车不一定代表出租方接受全部机况和费用结论。
签了退场单，押金就必须当天退吗？
先核对合同中的退款条件、时间和已确认扣款。退场签收与最终结算是不同事项；发现不明扣款时，应要求对应条款、记录和凭证。
延伸阅读
下一步怎么做
下一次租赁前，就把退场单与进场单一起准备好。通过工链保或其他渠道对接设备时，也可以提前把验收和退场要求交给设备方，减少临时补约定。